Donderdagochtend. Naast een schooldirecteur, achter haar bureau.

Ze wilde leren hoe ze haar papieren agenda kon omzetten naar de digitale Outlook agenda op haar desktop computer. Ze had besloten om thuis niet met haar werk bezig te zijn. Geleerd van een eerdere burn-out.

De papieren agenda lag open. Zij zat klaar met de Outlook agenda open op haar scherm. Ik leerde haar hoe ze een nieuwe afspraak maakte en welke opties ze daarbij kon gebruiken. Werken met sneltoetsen, kleuren, categorieën, rechtermuisknop enzovoort. Ze werd helemaal blij van alle mogelijkheden.

Dus, aan de slag met het invoeren van haar afspraken. Langzaam kreeg ze het ‘technische gedeelte’ in de vingers en ontstond overzicht op haar wekelijkse tijdsbesteding. Het visuele plaatje gaf haar een goed beeld van de ruimte die ze wel of niet had op een werkdag of in een week.

EN TOEN WAS DAAR DE DINSDAG

Op die dinsdag stond om 9.00 uur een vergadering gepland met nog 11 andere directeuren. Op mijn vraag wanneer ze deze bijeenkomst ging voorbereiden antwoordde ze: “Dat weet ik niet, want ik heb de stukken nog niet gekregen”. Mijn reactie was: “Wanneer ga je dat dan doen? Want als je naar de vrijdag kijkt, zit je de hele dag vol, in het weekend wil je niet werken en de maandag heb je ook geen tijd. Hoe ga je dat doen?”. Waarop zij antwoordde: “Dan moet ik dat op maandagavond doen of ik bereid me niet voor”.

De maandagavond was geen optie, want a) sportavond en b) ze wilde thuis niet werken. Onvoorbereid naar de vergadering gaan was eigenlijk ook geen optie. Dat zou tijdverspilling zijn.

De boosdoener was in dit geval haar algemeen directeur die veel te laat de vergaderstukken ging aanleveren. De consequentie: 12 directeuren werden gedwongen op het allerlaatste moment de stukken te lezen of onvoorbereid naar de vergadering te gaan. Dat laatste wil je als algemeen directeur toch niet?

TIJD VOOR ACTIE…….

Soms is een duwtje in de rug nodig. Het was al vaker aangegeven dat men de vergaderstukken eerder wilde hebben, maar het had weinig effect. Ik dicteerde, ja soms doe ik dat 🙂 ,  haar de volgende tekst:

“Beste Kees *,

Op dit moment werk ik in het kader van een efficiëntere werkorganisatie aan mijn planning. Ik zie dat ik voor dinsdag a.s. nog geen vergaderstukken heb ontvangen. Morgen en maandag heb ik geen tijd om me voor te bereiden. En zoals afgesproken werk ik in het weekend niet.

Kortom: ik heb het nodig om de stukken een week van te voren te ontvangen, zodat ik voortaan tijd kan inruimen om me voor te bereiden. Kun je me daar bij helpen?

PS: kun je aangeven wanneer ik de stukken voor a.s. dinsdag krijg?”

Met toch wel een beetje een grijns op onze gezichten drukte ze op de verzendknop. “Och”, zei ik. “ Als hij dit bericht niet prettig vind, dan zeg je maar dat je dat van mij zo moest doen. Geen probleem”.

Een dag later kreeg ik van haar een copy van zijn reactie:

“Beste Truus*

Je hebt helemaal gelijk. Mijn streven is om de stukken een week van te voren aan te leveren. Dat is me niet gelukt. Ik doe mijn best om de volgende keer weer op tijd te zijn. Excuus voor deze keer”.

Groet, Kees*

De moraal: Communiceren en voor jezelf opkomen werkt stukken beter dan je afhankelijk opstellen van de ander.

Ik zeg: “Hulde voor deze dame!”.

* De namen zijn uiteraard gefingeerd.